Kurz gesagt: Rechne zuerst aus, wie viele Tassen dein Team tatsächlich trinkt, wähle danach die Maschine – und plane Frische ein, statt den größten Sack zu bestellen. Lagerung und Wartung werden dabei häufiger unterschätzt als die Wahl des Kaffees selbst.
Wir beliefern Büros, Gastronomie und Handel von München aus. Dieser Beitrag geht die drei Punkte der Reihe nach durch, die dabei am häufigsten Fragen aufwerfen.
Wie viel Kaffee euer Büro wirklich braucht
Bevor irgendeine Maschine angeschafft wird, lohnt sich eine Rechnung auf einem Blatt Papier.
Die Formel lautet:
Monatsbedarf in kg = anwesende Personen × Tassen pro Person und Tag × Arbeitstage × Gramm pro Tasse ÷ 1.000
Ein Beispiel mit der Annahme von 10 Gramm pro Getränk:
20 Personen × 3 Tassen × 22 Arbeitstage × 10 g ÷ 1.000 = 13,2 kg Kaffee pro Monat
Drei Hinweise dazu. Zählt die Tassen pro Person eine Woche lang mit, statt zu schätzen. Rechnet mit den tatsächlich anwesenden Personen, nicht mit der Gesamtbelegschaft – Homeoffice-Tage verändern das Ergebnis erheblich. Und passt die Dosierung an euer Rezept und eure Maschine an: Für Espressogetränke sind rund 8 Gramm pro Shot üblich, für Filterkaffee eher 15 bis 20 Gramm pro Tasse, abhängig von der Tassengröße.
Vollautomat, Siebträger oder Filter
Die Entscheidung hängt weniger am Budget als an der Menge und daran, wer die Maschine bedient.
Vollautomat. Für die meisten Büros die naheliegende Lösung: Jeder drückt einen Knopf, niemand muss geschult werden. Er verlangt dafür tägliche Pflege und reagiert empfindlich auf die falsche Bohne. Worauf es bei der Bohnenwahl ankommt, steht im Beitrag zu Kaffeebohnen für Vollautomaten.
Siebträger. Ein Siebträger bietet viel Kontrolle, setzt aber Übung und klare Zuständigkeiten voraus. Ohne eine geschulte Person im Team wird er im Alltag selten genutzt. Mit Schulung und ein bis zwei Verantwortlichen lässt sich die Zubereitung im Büro gezielt einstellen und zuverlässig wiederholen – unsere Siebträger-Anleitung zeigt, worum es dabei geht.
Filterkaffee in Kannen. Unterschätzt. Für Meetings, Schichten und alles, wo viele Tassen gleichzeitig gebraucht werden, ist Filterkaffee die effizienteste Lösung – vorausgesetzt, die Kanne steht nicht stundenlang auf der Warmhalteplatte. Welche Methoden es gibt und was sie unterscheidet, steht im Vergleich der Filtermethoden.
Frische ist das eigentliche Büroproblem
Hier wird im Büroalltag am meisten übersehen. Wenn große Vorräte lange geöffnet stehen, kann das Aroma leiden. Gebindegröße und Lieferrhythmus sollten deshalb zum tatsächlichen Verbrauch passen.
Wie schnell Kaffee an Aroma verliert, hängt von Mahlgrad, Verpackung und Lagerung ab – gemahlener Kaffee deutlich schneller als ganze Bohnen. Ein offener Sack im Küchenschrank, täglich geöffnet, ist dafür eine der ungünstigeren Varianten. Besser sind kleinere Gebinde in kürzeren Abständen und ein luftdichter, lichtgeschützter Behälter für die Menge, die gerade in Gebrauch ist. Die Details stehen im Beitrag dazu, wie man Kaffee richtig lagert.
Ob ein häufigerer Lieferrhythmus teurer wird, hängt von Versand, Gebindegrößen und Mengenstaffel ab – das lässt sich für euren Bedarf konkret durchrechnen.
Wasser und Wartung, besonders in München
Der dritte Punkt ist der unspektakulärste und wird am zuverlässigsten übersehen.
Münchner Leitungswasser ist hart. Für eine Büromaschine, die täglich dutzende Tassen zieht, heißt das vor allem eines: Kalkablagerungen können Durchfluss und Wärmeübertragung beeinträchtigen und dadurch auch den Geschmack verändern – oft lange bevor jemand auf die Idee kommt, die Maschine zu verdächtigen. Was das Münchner Wasser mit Kaffee macht und welche Werte dahinterstecken, steht im Beitrag zu Kaffee mit Münchner Wasser.
Praktisch heißt das: ein passender Wasserfilter, ein fester Reinigungsrhythmus und eine verantwortliche Person. Ohne benannte Zuständigkeit macht es niemand.
Was wir für Unternehmen anbieten
Auf unserer B2B-Seite stehen vier Modelle, je nachdem, worum es geht:
- Mengenstaffel – gestaffelte Preise nach Bestellmenge, für Büros die einfachste Variante.
- Gastro-Abo – regelmäßige Lieferung mit Barista-Schulung, für Cafés und Restaurants.
- White Label – unsere Röstung unter eurem Etikett.
- Kommission – für den Handel: bezahlt wird, was verkauft wird.
Dazu gehören die Einstellung der Maschine und des Mahlgrads vor Ort, eine kostenlose Barista-Schulung im Raum München und keine Vertragsbindung. Wer erst einmal probieren will, bekommt Muster: eine Mail an info@ninefine.de mit „Muster” im Betreff genügt.
Häufige Fragen
Wie viel Kaffee braucht ein Büro pro Monat? Monatsbedarf in kg = anwesende Personen × Tassen pro Person und Tag × Arbeitstage × Gramm pro Tasse ÷ 1.000. Beispiel mit 10 g pro Getränk: 20 Personen × 3 Tassen × 22 Arbeitstage × 10 g ÷ 1.000 = 13,2 kg pro Monat. Rund 8 Gramm pro Espresso-Shot und 15 bis 20 Gramm pro Tasse Filterkaffee sind übliche Ausgangswerte; passt sie an Rezept, Maschine und Tassengröße an.
Lohnt sich Specialty Coffee im Büro überhaupt? Wenn die Maschine gepflegt und der Kaffee frisch ist, ja. Steht ein offener Sack drei Monate im Schrank, schmeckt auch der beste Rohkaffee nicht mehr nach dem, wofür man bezahlt hat.
Ganze Bohnen oder gemahlen? Ganze Bohnen, wann immer eine Mühle vorhanden ist. Gemahlener Kaffee verliert sein Aroma deutlich schneller – im Büro, wo eine Packung oft länger offen steht, fällt das besonders auf.
Wer kümmert sich um Reinigung und Wartung? Das sollte vor der Anschaffung geklärt sein. Eine benannte Person mit festem Rhythmus ist wichtiger als jede Maschinenausstattung.
Kann man Kaffee mit eigenem Etikett bekommen? Ja, über das White-Label-Modell. Details klären wir im Gespräch, weil Mindestmengen und Gestaltung vom Vorhaben abhängen.
Gibt es Muster zum Testen? Ja. Eine Mail an info@ninefine.de mit „Muster” im Betreff genügt, wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags.
Über die Autorin: Jovana ist Rösterin, Kaffeologin und Gründerin von Nine Fine Roastery in München. Den Kaffee für Nine Fine röstet sie selbst. Außerdem ist sie Profifußballerin.
